6 étapes pour bien préparer votre participation à un salon international

L’organisation d’événements professionnels en France (Paris, Lille, Strasbourg, Brest, Bordeaux, Marseille…) représente une réelle opportunité pour votre entreprise, quel que soit votre secteur d’activité. C’est l’occasion de présenter vos produits/services, capter de nouveaux clients et prospects, booster votre chiffre d’affaires, réaliser une veille concurrentielle. C’est également le cas s’il s’agit de foires et salons organisés à l’étranger, des événements particulièrement porteurs pour conquérir des marchés internationaux… à condition de bien s’y préparer ! Découvrez les 6 étapes à suivre pour que votre participation à un salon professionnel international en tant qu’exposant soit un succès.

Déterminez les objectifs à atteindre pour bien préparer votre salon international

C’est l’une des étapes clés de participation à un salon professionnel. 

Il est impératif d’identifier et hiérarchiser vos objectifs comme :

  • Rencontrer des prospects étrangers pour les convertir en clients.
  • Entretenir la relation commerciale avec la clientèle existante pour la fidéliser.
  • Lancer de nouveaux produits/services.
  • Développer des collaborations fructueuses avec des partenaires locaux (fournisseurs, distributeurs, investisseurs…).
  • Pénétrer un nouveau marché étranger.
  • Analyser l’offre et le positionnement des concurrents.
  • Gagner en visibilité. Il s’agit de profiter de l’impact médiatique du salon pour renforcer votre notoriété, asseoir votre image de marque ou vous faire connaître à l’international.

Cette réflexion préalable vous permet ensuite de faire des choix pertinents pour atteindre les objectifs fixés (prioritaire et secondaires), en veillant à ce qu’ils soient clairs, réalistes, atteignables et mesurables.

Bon à savoir : pensez à définir des objectifs chiffrés pour mesurer le retour sur investissement.

Faites le bon choix parmi les différents salons professionnels internationaux

Chaque année, de nombreuses manifestations professionnelles sont organisées à l’international.

Il faut donc vous focaliser sur l’événement le plus profitable à votre entreprise, c’est-à-dire avec des caractéristiques vous offrant le maximum de chances d’atteindre vos objectifs.

Différents critères sont à prendre en compte :

  • Tarifs : inscription, emplacement…
  • Lieu et date du salon : distance géographique, facilité d’accès, période de forte activité (vacances scolaires à éviter)…
  • Notoriété de l’organisateur
  • Type de manifestation professionnelle : salon spécialisé, foire multisectorielle…
  • Nombre d’éditions : mieux vaut éviter les nouveaux événements peu porteurs.
  • Fréquentation : nombre et profil des visiteurs, participants, exposants…

Renseignez-vous sur Internet ou directement auprès des organisateurs.

Mais le meilleur moyen de vous faire une idée précise est encore d’y participer un an avant en tant que visiteur pour repérer les meilleurs emplacements, évaluer l’affluence et vérifier la qualité d’organisation de ce salon professionnel.

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Définissez votre budget prévisionnel

Selon l’étude “Salons & foires en France, un puissant outil de développement” de 2015, participer à un événement professionnel comme un salon est un formidable levier pour les entreprises. Les chiffres en attestent.

Ainsi, le ROI moyen global est de 10 : pour 1 euro investi, une participation à un salon professionnel génère 2 euros de chiffres d’affaires durant la manifestation et jusqu’à 10 euros entre 3 et 10 mois après.

Pour autant, cela représente un coût non négligeable. Il est essentiel d’évaluer l’enveloppe budgétaire que vous pourrez allouer à cet événement afin d’anticiper et de s’y tenir.

Voici les principaux postes de dépenses directs et indirects :

  • Frais d’exposition : droit d’inscription des exposants, location de l’espace au sol, badges…
  • Aménagements du stand (mobilier, décoration…) selon la formule choisie : stand modulaire (réservation simple de cloisons
  • t moquette au sol), packagé (aménagé par l’organisateur), personnalisé (réalisé par un standiste).
  • Frais annexes : éclairage, électricité, connexion Internet, eau, parking, nettoyage du stand…
  • Frais de personnel : déplacement, hébergement, repas, salaire des hôtes/hôtesses…
  • Frais logistiques : emballages, transport, assurance, droits de douane éventuels
  • Communication : présentoirs, plaquettes, brochures, communiqué et dossier de presse, invitations, échantillons en cadeaux,
  • Traduction des supports de communication pour toucher une cible internationale, traiteur…

Anticipez : réservez votre stand, prévoyez son aménagement et son animation

Faire preuve d’anticipation est la clé de la réussite, qu’il s’agisse d’organiser un salon professionnel ou d’y participer.

Dès que possible, confirmez l’inscription de votre entreprise à l’événement international et procédez à la réservation de l’emplacement. Plus vous anticipez (au moins un an à l’avance), plus vous avez la possibilité de choisir un espace bien situé et d’en négocier le prix.

Comment attirer du monde sur un stand ?

  • Choisissez un emplacement stratégique : à proximité de l’allée centrale, des lieux de passage, d’une société renommée source d’un fort afflux de visiteurs…
  • Optimisez son aménagement : proposer une décoration différenciante, à l’image de l’entreprise, faciliter l’accès au stand et la circulation (espace aéré, ouvert…).
  • Prévoyez des promotions et des offres spéciales salon.
  • Distinguez-vous de la concurrence en proposant des supports de communication traduits dans la langue des cibles visées.
  • Un atout hautement concurrentiel pour attirer de futurs clients étrangers !
  • Préparez des animations attractives sur votre stand : espace de démonstration ou de dégustation, mise en place d’un cocktail ou d’un jeu concours (avec pour les gagnants des lots en rapport avec votre activité) dont la participation est possible sous condition de passer une commande.

Organisez la logistique

Il vous faut organiser suffisamment en amont l’acheminement de vos produits sur le lieu du salon. Prévoyez les documents requis par les autorités douanières si nécessaire selon le pays concerné. Pour plus de sérénité, il est conseillé de faire appel aux services d’un transporteur agréé par les organisateurs et familiarisé avec les formalités administratives de la destination.

Le saviez-vous ? Si vous participez à une foire internationale, il est possible de simplifier les démarches administratives et douanières, tout en allégeant les coûts de ces opérations d’importation ou d’exportation temporaire. Comment ? En utilisant le carnet ATA (Admission Temporaire/Temporary Admission).

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Mais n’attendez pas le dernier moment pour vous occuper des autres aspects logistiques : constitution de l’équipe envoyée sur place, élaboration des plannings de rotation, réservation du mode de transport et d’hébergement, préparation du matériel, brief des collaborateurs présents sur le stand du salon professionnel…

Préparez et lancez vos actions de communication pour un salon professionnel international

Pour optimiser votre présence sur un salon professionnel comme exposant, rien de mieux que d’opter pour une stratégie de communication impactante !

Préparez vos supports de communication… et faites-les traduire !

Plaquettes, cartes de visite, fiches techniques, objets publicitaires, prototypes, vidéos d’entreprise, présentations interactives, dossier de presse…

Il est essentiel que vos supports traditionnels et digitaux soient compréhensibles pour vos cibles étrangères. Il faut donc les traduire dans la langue maternelle des publics visés (ou au moins en anglais) pour capter leur attention et susciter leur intérêt.

Mais il s’agit d’une mission plus complexe qu’on ne le croit. En effet, il suffit d’une erreur pour rater une traduction professionnelle !

Pour garantir des prestations de qualité, faites appel à l’expertise linguistique d’une agence de traduction spécialisée en marketing et communication internationale comme AeC Traduction.

Notre équipe de traducteurs natifs experts dans ce domaine vous livre des traductions porteuses de sens et convaincantes auprès des publics étrangers. De quoi vous différencier de vos concurrents !

Bon à savoir : si vous organisez vous-même un salon professionnel international, l’agence de traduction vous accompagne dans la réussite de votre projet : traduction multilingue du site officiel, traduction des contrats par des traducteurs experts en droit pour éviter les litiges avec les exposants, partenaires…

Comment faire la promotion d’un salon ?

Plusieurs mois avant le début du salon, annoncez votre participation via différents canaux de communication :

  • Bannière sur votre site web
  • Publicité sur les réseaux sociaux professionnels
  • Information diffusée dans la signature d’e-mail des collaborateurs de l’entreprise
  • Communiqué de presse
  • Newsletter envoyée à votre portefeuille clients
  • Encart publicitaire sur le catalogue officiel du salon (ou sur le site officiel)…

S’inscrire à un salon professionnel donne droit à des invitations gratuites. Envoyez-les quelques semaines en amont à vos clients et prospects : un bon levier pour établir un planning de rendez-vous avant même le début de l’événement !

Enfin, pour bénéficier d’une visibilité supplémentaire, n’hésitez pas à participer aux concours (d’innovation…) ou conférences organisés sur place et relayés par les journalistes. Un bon moyen de faire parler de votre entreprise.

Vous savez maintenant comment organiser la présence de votre entreprise sur un salon professionnel à portée internationale. Une fois l’événement terminé, n’oubliez pas de relancer les contacts initiés pendant le salon et de mesurer le ROI avec différents indicateurs de performance (nombre de leads générés, rentabilité…) à mettre en perspective des objectifs initiaux.

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